SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. El Archivo. Concepto y finalidad

- Clases de archivos.

▫ Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.

▫ Por su contenido: público o privado.

▫ Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo odefinitivo.

▫ Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.

- Sistemas de registro y clasificación de documentos.

▫ Alfabético.

▫ Numérico.

▫ Alfanumérico.

▫ Temático.

▫ Geográfico.

▫ Cronológico

.▫ Otros.-

- Mantenimiento del archivo físico.

▫ Recursos materiales.

▫ Infraestructura de archivo.

- Mantenimiento del archivo informático.

▫ Métodos.

▫ Unidades de conservación.

- Planificación de un archivo de gestión de la documentación.

▫ Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar laestructura de archivo más adecuada.

▫ Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.

▫ Sistemas de registro y codificación a implantar.▫ Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones delpersonal

.▫ Definición de las formas de acceso al archivo.

▫ Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica:destrucción, archivo definitivo…

▫ Elaboración el Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, enrelación con la calidad, uso y conservación de archivos.

▫ Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.

- Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos▫ Concepto.

▫ Característcas, tipos, simbología, diseño y elaboración.

Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina.

- Análisis de sistemas operativos.

▫ Evolución, clasificación y funciones.